Il lavoro agile – inteso come lavoro svolto in assenza di vincoli fisici e/o di orari – sta conoscendo una rapida espansione.
Secondo uno studio dell’Osservatorio del Politecnico di Milano più del 40% dei lavoratori potrebbe accedere a questa modalità, con notevoli benefici:

• si riscontra infatti una riduzione dei costi e un miglioramento della produttività, a vantaggio delle aziende;
• i lavoratori riportano un miglioramento della qualità della vita e un risparmio pro capite di circa 450 euro;
• l’ambiente ne trae un enorme vantaggio quantificabile in 1,5 milioni di tonnellate di CO2 in meno.

Per permettere ai tuoi colleghi e dipendenti di lavorare in remoto è necessario introdurre alcuni strumenti in grado di sopperire alla distanza fisica e migliorare la condivisione di compiti e obiettivi. I tool giusti consentono infatti di lavorare come se ci trovassimo tutti nello stesso ufficio. Scopriamo insieme i più utili!

Google Drive

Ogni lavoro di ufficio si basa sui dati: da produrre, revisionare, condividere, archiviare. Ad oggi moltissime aziende hanno investito in server aziendali, ma la soluzione più pratica e facile da usare è il cloud di Google.
Drive è accessibile da qualunque sistema operativo e piattaforma, sia sa browser che da app, e permette di archiviare i file e lavorare contemporaneamente anche da più dispositivi. Utilizzando inoltre i Documenti di Google potrai creare un nuovo file doc (Word) che si salva automaticamente, può essere condiviso con tutti i tuoi colleghi e consente di visualizzare le modifiche mentre vengono effettuate.

Trello

Gestire il flusso di lavoro è la parte più complicata del lavoro da remoto. Dopo aver provato alcuni tool, riteniamo che il migliore sia Trello. Si tratta di un software di task—management che consente di tenere traccia delle cose da fare giorno per giorno. È possibile creare vere e proprie bacheche, suddivise per progetto, stato o cliente, inserire descrizioni o commenti, assegnarle ai colleghi tramite tag e allegare file e link.
Per i progetti che prevedono la collaborazione di tutti sono disponibili delle check-list che dividono il progetto in percentuale, affiancato da una barra di avanzamento del progetto stesso che si colora man mano che viene portato a termine ogni incarico. Trello può essere potenziato con bot o plugin che ne migliorano l’efficienza. Un esempio è Power-up, che consente di inserire un Gantt di progetto per tenere in mente ogni fase di lavoro oppure sincronizzare l’agenda personale con l’agenda lavorativa in Google calendar.

Google Calendar

Calendar è lo strumento che sostituisce planner, agende e calendari da tavolo. Consente di inserire appunti oppure segnare ferie, assenze e riunioni in un calendario condiviso accessibile a tutti i colleghi, sia da browser che da device, utilizzando l’app che rimane sempre sincronizzata.

Skype

Meeting con i clienti oppure riunioni? La soluzione è Skype. È una delle piattaforme più note e più utilizzate, sia per esigenze lavorativi che per scopi personali. Consente infatti di effettuare chiamate e videochiamate in alta definizione, inviare messaggi istantanei, mantenere conversazioni private con crittografia end-to-end e condividere lo schermo.

Asana

Il termine richiama, per i più attenti e gli appassionati, il mondo dello yoga ma si tratta di uno strumento gratuito di task management adatto alla gestione condivisa di progetti. I suoi punti di forza sono la semplicità, la flessibilità e l’integrabilità con quasi tutti i tool presenti sul mercato (G-suite in primis). Asana permette di creare progetti e relative task necessarie all’interno di essi, assegnare ognuna di queste a un responsabile (sia esso un dipendente dell’azienda oppure un fornitore terzo), indicare una scadenza e controllare la progressione delle task di ciascun membro del team.

Menzione speciale meritano:

• FocusBooster e Forest, programmi e app che aiutano a mantenere la concentrazione;
• le cuffie wireless noise-cancelling, indispensabili per isolarsi in un luogo affollato, affrontare al meglio un meeting oppure ascoltare musica senza essere disturbati dal chiacchiericcio di un open space;
• f.lux, il programma che adatta la luminosità del display al momento della giornata e preserva gli occhi dall’affaticamento.

Il lavoro non è mai stato così smart.